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Vicepresidencia de Administración 

Integrada Por:

· Comisión de Administración 

· Comisión de Gestión Institucional 

· Comisión de Crecimiento​

· Comisión de Administración de Riesgos 

​

​La Vicepresidenta Administrativa es responsable de vigilar el cumplimiento en los ámbitos de gestión, operación y administración de los recursos materiales y financieros de la Provincia en el territorio asignado, de acuerdo al Plan de Trabajo de la Asociación.

​

¿Cuáles son sus funciones?

​

Las funciones generales de este cargo son:


1. Presidir las reuniones de su equipo de trabajo.
2. Responsabilizarse de mantener en todo momento integrado su equipo de trabajo directo.
3. Responsabilizarse del manejo de la cuenta bancaria de la Provincia a nombre de la Asociación de Scouts de México, A.C.
4. Atender diligentemente las solicitudes realizadas por los Jefes de Grupo.
5. Proponer al Presidente de Provincia las personas que ocuparán los cargos de Comisionados de Provincia en los términos de los Ordenamientos.
6. Deberá designar a algún colaborador o desempeñar la función de Secretario del Consejo de Provincia. Para cada sesión del Consejo elaborará la lista de asistencia, tomando en cuenta para el establecimiento de quórum y la cantidad de votos con las que se cuenta para dicha sesión conforme al apartado 2.3. del Manual de Operación Nivel Provincia.
7. Asistir a las reuniones a las que sea convocado por el nivel Nacional.​​

​

  • No es obligatorio contar con todas las comisiones, y en caso de no tenerlas el Vicepresidente desempeñará dichas funciones.

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Administracion

Las funciones relativas a la Comisión de Administración son:

​

  1.  Cumplir con las acciones del Plan de Trabajo de Provincia e informar sobre sus avances.

  2.  Gestionar los controles administrativos referentes al cumplimiento de la normatividad aplicable a la Asociación.

  3.  Realizar acciones tendientes al mantenimiento, preservación y buen uso de los bienes muebles e inmuebles de la Provincia.

  4.  Realizar los trámites oficiales y/o gubernamentales que le corresponda gestionar a la Provincia.

  5.  Mantener actualizada la contabilidad de la Provincia.

  6.  Presentar al Consejo de Provincia los estados financieros, sus notas y demás informes relativos al Movimiento y situación de fondos y bienes, en tiempo y forma.

  7. Proponer al Presidente de Provincia el nombramiento de colaboradores de Provincia.

  8. Nombrar a los responsables de los equipos de apoyo de cualquier tipo de evento a su cargo. Pueden ser personas ajenas a la Asociación, sin que por ese solo hecho los haga miembros de la misma.

  9. Mantener actualizados los archivos y controles relativos a registro de miembros, reconocimientos y todos aquellos datos que sean necesarios para integrar bases de datos.

  10. Apoyar las acciones de organización de eventos de Provincia y para las delegaciones locales que participan en evento internacionales.

  11. Colaborar con la Comisión Ejecutiva de Provincia para la adquisición de elementos materiales necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

  12. Diseñar y mantener actualizados los planes presupuestales y de gastos de la Provincia.

  13. Notificar, a las personas involucradas, sobre los acuerdos del Consejo de Provincia y/o Comisión Ejecutiva cuando así se disponga.

  14. Dar seguimiento del cumplimiento de los acuerdos tomados por por el Consejo de Provincia y/o Comisión Ejecutiva, e informar sobre el estado que guardan.

  15. Responsabilizarse del archivo general de la Provincia, su cuidado, actualización y, cuando la autoridad lo requiera, ponerlo a su disposición. Su resguardo debe llevarse a cabo en el domicilio oficial de la Provincia.

  16. Coordinar el registro a la Asociación de los miembros de la Provincia, recibiendo las credenciales que la Oficina Nacional envía, y entregándolas puntualmente a los Jefes de Grupo para que éstos, a su vez, las hagan llegar a los miembros de la Asociación identificados en ellas.

  17. Encabezar la organización de la Asamblea Electora de Asociados que debe celebrar la Provincia de acuerdo a los Estatutos y Reglamento.

  18. Colaborar para el cumplimiento de la responsabilidad de los fondos y propiedades de la Asociación en poder de la Provincia al tiempo de vigilar que éstos se manejen conforme a los Ordenamientos.

  19. Mantener bajo la más estricta responsabilidad la comprobación, declaraciones, documentos, libros, registros y copias de estados financieros, guardándolos en el domicilio oficial de la Provincia, y poniéndolos a disposición de las autoridades scouts competentes.

  20. Vigilar que se apliquen las políticas para manejo de recursos económicos fijados por la Dirección Ejecutiva Nacional a todos los niveles de la Provincia.

  21. Participar en la organización de las actividades de la Provincia en lo que a manejo de fondos y bienes se refiere. Cerciorarse que el dinero cobrado de las actividades de Provincia sea debidamente manejado, depositado en la cuenta bancaria a nombre de la Asociación de Scouts de México, A.C. y que esté a disposición de ella, de acuerdo con el control interno establecido.

  22. Coadyuvar con el Tesorero Nacional, la Dirección Ejecutiva Nacional y la Comisión de Vigilancia en todo lo necesario para el buen control e información sobre fondos y bienes de la Asociación en poder de la Provincia y sus órganos.

  23. Establecer sistemas de control interno de la administración de la Provincia y sus órganos, como manejo de fondos, equipo y mobiliario, y vigilar que se cumpla con el mismo.

  24. Encabezar la organización de las campañas financieras y participar en las mismas.

  25. Ayudar al Presidente de Provincia a que sean cumplidas fielmente las obligaciones laborales, de seguridad social, prestaciones, convenios y demás requisitos legales en caso de tener empleados asalariados.

  26. Desarrollar un plan que cubra las áreas de vinculación institucional, participación juvenil y procuración de recursos.

  27. Buscar y establecer vínculos con las autoridades civiles, organizaciones sociales, empresariales y comunitarias, para lograr un acercamiento con la comunidad y se propicie el crecimiento y posicionamiento del Movimiento Scout en el territorio de la Provincia.

  28. Presentar a la Comisión Ejecutiva de Provincia, proyectos de actividades que permitan un acercamiento con la comunidad y que propicien el desarrollo del Movimiento Scout, como pueden ser:

    1. Uso de los medios masivos de comunicación, en los términos dispuestos por el Reglamento.

    2. Publicaciones informativas sobre el Movimiento Scout.

    3.  Visitar periódicamente, y con propósitos definidos, a autoridades y personas importantes de la comunidad.

    4. Coordinación de actividades scouts que tengan o produzcan efectos de vinculación institucional.

    5. Coordinación de los servicios a la comunidad a nivel Provincia con propósitos de fomentar las buenas relaciones.

  29. Coordinar la logística de los eventos de Provincia.

  30. Mantener un directorio de contactos y lugares que faciliten la realización de eventos.

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Gestion

Las funciones relativas a la Comisión de Gestión Institucional son:

 

  1. Cumplir con las acciones del Plan de Trabajo de Provincia e informar sobre sus avances.

  2. Hacer las recomendaciones necesarias a las observaciones en las visitas a los grupos y las herramientas de evaluación que para tal fin determine la Dirección Ejecutiva Nacional.

  3. Realizar un informe semestral con las observaciones a las herramientas de evaluación desarrolladas por los grupos.

  4. Gestionar los conflictos de los adultos de la Provincia a través de técnicas de negociación y los valores del escultismo.

  5. Informar y proponer a la Comisión Ejecutiva de Provincia la  aplicación de las medidas disciplinarias que el Reglamento contemple en el caso de transgresión de los Ordenamientos.

  6. Nombrar a los responsables de los equipos de apoyo de cualquier tipo de evento a su cargo. Pueden ser personas ajenas a la Asociación, sin que por ese solo hecho los haga miembros de la misma.

  7. Dar seguimiento a las quejas y procesos generados en la Provincia conforme a los Ordenamientos.

  8. Difusión a la membresía de la Provincia la correcta aplicación de los Ordenamientos.

  9.  Gestionar los recursos necesarios con empresas, personas, asociaciones, centros de capacitación o escuelas, para motivar a los adultos voluntarios de la Provincia.

  10. Promover la entrega de medallas, reconocimientos, certificados y agradecimientos relacionados con el trabajo y desempeño de los miembros de la Provincia.

  11. Documentar todos los conflictos generados en la Provincia así como sus resoluciones, también los resueltos por el nivel Grupo.

  12. Mantener un tablero de control con el estatus de los casos vigentes de conflicto activos en el nivel Provincia y los del nivel Grupo de los que tenga conocimiento.

  13. Recibir copia y llevar el control de la entrega de documentos de los grupos, tales como: actas de elección de cargos, actas del Consejo de Grupo, informes financieros, etcétera.

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Crecimiento

Las funciones relativas a la Comisión de Crecimiento son:

​

  1. Cumplir con las acciones del Plan de Trabajo de Provincia e informar sobre sus avances.

  2. Planear, dirigir y evaluar las acciones para mantener, difundir y expandir el Movimiento Scout en la Provincia en el territorio designado.

  3. Proponer estrategias y acciones para la difusión y expansión del Movimiento Scout en la Provincia.

  4. Coordinar la implantación de estrategias y acciones para la difusión y expansión del Movimiento Scout en la Provincia.

  5. Informar los resultados y porcentajes actualizados de la difusión y expansión de la Provincia a la Comisión Ejecutiva de Provincia.

  6. Proponer al Presidente de Provincia el nombramiento de colaboradores de Provincia.

  7. Nombrar a los responsables de los equipos de apoyo de cualquier tipo de evento a su cargo. Pueden ser personas ajenas a la Asociación, sin que por ese solo hecho los haga miembros de la misma.

  8. Vigilar que al promover el Movimiento Scout no se haga mal uso de la información institucional.

  9. Motivar la participación de los grupos de la Provincia a las actividades de difusión y expansión del Movimiento Scout en su localidad.

  10. Gestionar la formación de nuevos grupos cumpliendo los requisitos conforme al Reglamento.

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Seguridad

Las funciones relativas a la Comisión de Administración de Riesgos son:

​

  1. Cumplir con las acciones del Plan de Trabajo de Provincia e informar sobre sus avances.

  2. Facilitar que se apliquen adecuadamente los lineamientos de Seguridad en actividades scouts establecidos por la Dirección Ejecutiva Nacional.

  3. Derivado de la detección de las deficiencias en la seguridad en actividades scouts, generar las acciones necesarias para su corrección; en su caso, coordinar las oportunidades de formación pertinentes.

  4. Elaborar una lista de sugerencias de actividades a su cargo al Presidente de Provincia a más tardar el 15 de octubre, para la elaboración del calendario anual.

  5. Proponer al Presidente de Provincia el nombramiento de colaboradores de Provincia.

  6. Nombrar a los responsables de los Equipos de Apoyo de cualquier tipo de evento a su cargo, pueden ser personas ajenas a la Asociación, sin que por ese solo hecho los haga miembros de ella.

  7. Solicitar a los Jefes de Grupo que en los formatos que para tal fin proporcione la Dirección Ejecutiva Nacional, informen las medidas de seguridad tomadas para la realización en las diversas actividades señaladas por la misma.

  8. Vigilar constantemente que en todas las actividades scouts de Provincia los participantes, scouters y dirigentes tomen las medidas de seguridad convenientes.

  9. Entregar a los Jefes de Grupo y a la Dirección Ejecutiva Nacional, los formatos que para tal fin se establezcan, donde se informen las medidas de seguridad tomadas para la realización en las diversas actividades a desarrollar en la Provincia.

  10. Cuando por su importancia lo requiera, en eventos de niños y jóvenes, solicitará colaboración a la Comisión Ejecutiva de Provincia para que busque apoyo institucional de las autoridades correspondientes en temas de seguridad.

  11. Promover que en todas las actividades los participantes tomen las medidas de seguridad necesarias.

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El Vicepresidente Administrativo es el responsable de todas las funciones anteriores, y para su desahogo podrá solicitar al Presidente de Provincia, en caso de ser necesario, el nombramiento de:
 

  1. 1. Comisionado de Administración de Provincia.


  2. 2. Comisionado de Gestión Institucional de Provincia.


  3. 3. Comisionado para el Crecimiento de Provincia.


  4. 4. Comisionado de Administración de Riesgos de la Provincia.

  5. Asignando las funciones a desempeñar.

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